Regulamin Departamentu ds. Egzekucji Cyfrowych
ROZDZIAŁ I – POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Departament ds. Egzekucji Cyfrowych (dalej zwany „Departamentem„) działa w celu skutecznego egzekwowania praw cyfrowych oraz monitorowania i przestrzegania regulaminów wewnętrznych Grass Roots Lobbing Sp. z o.o. (dalej zwanej „Spółką„).
1.2. Departament ma na celu zapewnić skuteczną ochronę praw Spółki oraz świadczyć wsparcie w dziedzinie egzekucji cyfrowych.
1.3. Działanie Departamentu obejmuje identyfikację i zwalczanie naruszeń praw cyfrowych, w tym niechcianej korespondencji elektronicznej (spam) oraz wszelkich form cyberprzestępczości.
1.4. Departament współpracuje z innymi działami Spółki w celu skoordynowanego działania.
ROZDZIAŁ II STRUKTURA ORGANIZACYJNA DEPARTAMENTU
2.1. Departament podlega bezpośrednio pod Zarząd Spółki.
2.2. Kierownik Departamentu ds. Egzekucji Cyfrowych kieruje pracami Departamentu i odpowiada za jego efektywność.
2.3. W skład Departamentu wchodzą pracownicy zajmujący się egzekucją cyfrową, analizą zagrożeń oraz prowadzeniem postępowań egzekucyjnych.
2.4. Departament może ustanawiać komórki organizacyjne wewnętrzne w celu lepszej efektywności działań.
ROZDZIAŁ III – POWOŁANIE I OBOWIĄZKI KIEROWNIKA DEPARTAMENTU
3.1. Kierownika Departamentu powołuje Zarząd Spółki.
3.2. Wniosek o powołanie Kierownika Departamentu powinien zawierać informacje dotyczące kwalifikacji, doświadczenia oraz wiedzy kandydata.
3.3. Kierownik Departamentu można pełnić przez okres nie krótszy niż rok i nie dłuższy niż 5 lat, po którym możliwe jest przedłużenie.
ROZDZIAŁ IV OBOWIĄZKI KIEROWNIKA DEPARTAMENTU
4.1. Kierownik Departamentu odpowiada za skuteczne zarządzanie procesami egzekucji cyfrowych.
4.2. Obowiązki Kierownika Departamentu obejmują:
- Koordynację działań Departamentu.
- Weryfikację uprawnień, wiedzy i doświadczenia pracowników.
- Nadzór nad postępowaniami egzekucyjnymi.
- Monitorowanie skuteczności działań Departamentu.
- Współpracę z innymi działami Spółki.
- Tworzenie nowych komórek organizacyjnych ich regulaminów i taryfikatorów
ROZDZIAŁ V PROCEDURY EGZEKUCJI CYFROWEJ
5.1. Procedury egzekucji cyfrowej określają sposób postępowania Departamentu w przypadku naruszeń praw cyfrowych oraz procedury monitorowania i egzekwowania przestrzegania regulaminów.
5.2. W ramach procedury egzekucji cyfrowej zostanie opracowany regulamin procedury oraz jego Taryfikator.
5.3. Procedury egzekucji cyfrowej są dostępne dla pracowników Departamentu oraz podlegają regularnym weryfikacjom i aktualizacjom zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
5.4. Kierownik Departamentu jest odpowiedzialny za egzekwowanie przestrzegania procedur egzekucji cyfrowej zgodnie z Regulaminem.
5.5. Wprowadzenie zmian w procedurach egzekucji cyfrowej wymaga zatwierdzenia przez Kierownika Departamentu, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Departamentu ds. Egzekucji Cyfrowych.
ROZDZIAŁ VI – ROZLICZENIA I EWIDENCJA BILINGÓW
6.1. Departament prowadzi systematyczną ewidencję postępowań cyfrowych i bilinów
6.2. Rozliczenia są dokonywane zgodnie z Taryfikatorem, wszystkie postępowania są dokumentowane, a ich przebieg podlega kontroli wewnętrznej.
6.3. Departament podlega regularnym wewnętrznym kontrolom celem zapewnienia zgodności z procedurami i przestrzegania regulaminów.
6.4. Kontrole są przeprowadzane przez wyznaczonego pracownika lub zewnętrznego audytora.
ROZDZIAŁ VII – WARUNKI DOSTĘPU OSÓB TRZECICH
7.1. Dostęp osób trzecich do danych i informacji przechowywanych przez Departament jest ograniczony i wymaga zatwierdzenia przez Kierownika Departamentu lub Zarząd Spółki.
7.2. Dostęp osób trzecich musi być uzasadniony prawem lub inna ważną przyczyną.
ROZDZIAŁ VIII – POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU NARUSZENIA REGULAMINU
8.1. W przypadku naruszenia regulaminu, Kierownik Departamentu podejmuje odpowiednie kroki w celu przywrócenia zgodności z procedurami lub regulaminami.
8.2. W przypadku poważnego naruszenia, może być podjęte postępowanie dyscyplinarne, aż do rozwiązania umowy o pracę.
ROZDZIAŁ IX – PROCEDURY POWOŁYWANIA NOWYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
9.1. Powołanie nowej komórki organizacyjnej może być na wniosek przez pracownika Departamentu lub inicjowany przez Kierownika Departamentu.
9.2. Nowa Komórka powinna zawierać regulamin zakresu działania wraz z propozycją struktury organizacyjnej, taryfikatorem oraz uchwałą dotyczącą jej powołania.
9.3. Powołana komórka organizacyjna wchodzi w życie z dniem uchwały Kierownika Departamentu oraz zgłoszenia jej do Zarządu Spółki.
9.4. Informacje o nowej komórce oraz jej funkcjonowaniu są ogłaszane na oficjalnej stronie internetowej Spółki, zapewniając transparentność i dostępność informacji dla zainteresowanych stron.
ROZDZIAŁ X – POSTANOWIENIA KOŃCOWE
10.1. Procedury zgłaszania, wdrażania i szkolenia w Departamencie są określone w odrębnych procedurach wewnętrznych.
10.2. Zmiany w Regulaminie Departamentu ds. Egzekucji Cyfrowych mogą być wprowadzane po zatwierdzeniu przez Zarząd Spółki.
10.3. Zmiany w Regulaminie są obowiązujące po ich ogłoszeniu i przekazaniu pracownikom Departamentu.
10.4. Regulamin wchodzi w życie z dniem [24.01.2024].
10.5. Regulamin podlega zmianom i aktualizacjom zgodnie z potrzebami Departamentu oraz zatwierdzeniem przez Zarząd Spółki.
10.6. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.